ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА
Касса и Расчет Лимита Кассы Учет Операций по кассе Командировочные Расходы
Представительские Расходы НДФЛ Представительские Расходы
Подотчетные Лица и Подотчетные Суммы
Подотчетные суммы Новые Правила
С 19 августа 2017 года вступили в силу новые правила выдачи денег в подотчет, которые утверждены указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Документ зарегистрирован 4 августа.
Выдать деньги в подотчет теперь можно даже если работник не погасил предыдущий авансовый отчет.
Заявление на выдачу денег в подотчет стало не обязательным. Их можно выдавать на основании распоряжения или приказа руководителя
Пока работник не сдал авансовый отчет, за ним числится дебиторская задолженность, а не остаток.
Строки «задолженность работника» в форме № АО-1 нет. Поэтому компания вправе дополнить бланк новой строкой и утвердить изменения в учетной политике.
При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.
Расходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, других документов на общую сумму выданных наличных денег.
И приходники, и расходники можно оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.
Приказ ЦБ РФ № 4416-У
.
.
Выдача наличных в подотчет
Выдачу наличных под отчет нескольким работникам можно оформить одним приказом
В распорядительный документ о выдаче денег можно включить несколько сотрудников. По каждому из них нужно указать именно его сумму наличных и срок, на который они выдаются.
Документ: Письмо Банка России от 13.10.2017 N 29-1-1-ОЭ/24158
Представительские Расходы Проводки
Подотчетные Суммы на Зарплатные карты
Минфин сообщил, что организация через сотрудников может осуществлять по
зарплатным банковским картам сотрудников операции, связанные с деятельностью самой организации, в том числе:
- на оплату ГСМ;
- на оплату расходов по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг,
- на оплату командировочных расходов,
- на компенсацию сотрудникам иных документально подтвержденных расходов.
Одновременно сообщено, что вышеуказанное необходимо закрепить в учетной политике организации.
Это обосновано целью минимизации наличного денежного обращения, нецелесообразностью выдачи дополнительных карт каждому сотруднику, направляемому в командировку.
Письмо Минфина N 09-01-07/46781
Выдача Займа из Выручки
Если Ваша организация выдала сотруднику заем из наличной выручки, то запрещено тратить эту наличную выручку на расчеты по аренде недвижимости, выдачу и возврат займов и т. д.
Это грозит штрафом до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ) и исправление ошибки по кассе обязательно.
Выдачу займа лучше переоформить в подотчет.
Для этого нужно:
- взять с работника заявление;
- переоформить расходный и исправить номер счета.
Неверный номер зачеркивается, ставится правильный, а дата исправления и заверяется подписями сотрудников, которые оформили документ с расшифровкой фамилии и инициалов.
Затем заказываются наличные в банке.
После получения наличных в кассу, оформляется приходный ордер на возврат подотчетных и расходный на выдачу займа.
Если заем получил учредитель, то лучше аннулировать расходный и оформить расходный ордер на сотрудника компании.
Учредители не вправе получать деньги под отчет.
Если подотчетных сумм выдано больше, чем указано в заявлении сотрудника
В заявлении о выдаче денег под отчет работник сам может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Если по расходному ордеру сотрудник получит меньше, чем записано в заявлении, то это не ошибка.
В последнем случае заявление на выдачу подотчетных сумм придется переоформить. Можно дописать от руки сумму, которую разрешил выдать руководитель и поставить его визу.
Выдавать и возвращать подотчетные суммы можно наличными из кассы в любой сумме.
.
.
Обязательно ли для директора заявление на подотчет?
Заявление на выдачу денег под отчет обязательно для всех работников, в том числе для руководителя компании.
Требования к заполнению документа общие. В нем надо отразить:
- сумму наличных,
- срок, на который компания выдает деньги,
- дату и подпись руководителя (п. 6.3 Порядка, утверждено Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.)
Форма Заявления на Выдачу Наличных
Форма заявления произвольная.
Руководителю не требуется разрешение на выдачу наличных, так как он сам принимает такие решения.
Руководитель заявляет о необходимости получить средства под отчет и может составить заявление на имя руководителя финансовой службы или бухгалтерии.
В заявлении сообщается какую сумму он берет и на какой срок.
Налоговые органы оштрафуют за нарушение порядка работы с наличностью, если директор получает деньги под отчет без заявления.
Такое нарушение облагается штрафом до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Штрафы Штрафы по ТК Штрафы ПФР Штрафы Пени Неустойки Расчет
Разрешается тратить наличную выручку:
1. На выдачу зарплаты,
2. На выплату материальной помощи,
3. На оплату товаров, работ и услуг,
4. На выдачу под отчет,
5. На возврат денег за оплаченные ранее товары и другие цели (пункт 2 Указания ЦБ РФ № 3073-У).
Запрещено расходовать наличные:
- на оплату аренды недвижимости,
- на покупку ценных бумаг,
- на выдачу и возврат займов (п. 4 Указания № 3073-У).
Организация вправе заплатить другой организации или ИП не больше 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания Банка России № 3073-У).
Без лимита в 100 тысяч рублей можно тратить наличные из кассы:
- на выдачу сотрудникам зарплаты,
- пособий, компенсаций,
- подотчетных сумм.
Данный список наличных расходов (Указание № 3073-У) закрытый.
Лимит действует только в расчетах между организациями и ИП (п. 2, 6 Указания № 3073-У).
Физическим лицам можно выдавать наличные в любой сумме на другие цели.
За расчеты сверх лимита налоговая может оштрафовать каждого на 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ.
Здесь не важно, приняла организация деньги сверх лимита или заплатила сама.
.
.
Бухгалтерские Проводки
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
- на командировочные расходы;
- на хозяйственные нужды;
- на оплату представительских расходов.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – выданы работнику наличные денежные средства под отчет.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08…) КРЕДИТ 71 – списаны расходы подотчетного лица.
Сумма НДС по расходам, оплаченная подотчетным лицом, списывается проводками:
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 – произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается и списывается проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы:
ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71 – возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул денежные средства в кассу:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 – отражена сумма невозвращенного аванса.
Сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из зарплаты работника:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.
Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на пластиковую карту:
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 (52) – перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Командировочные Расходы Представительские Расходы
Касса и Расчет Лимита Кассы Учет Операций по кассе Командировочные Расходы
